TWI - Training Within Industry - Phần 2

TWI – Đào tạo trong công nghiệp: Nền tảng cho năng suất và chất lượng

Ngày nay người tiêu dùng yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ phải đa dạng hóa, phong phú, nhiều sắc thái hơn, và phải có ngay. Điều này đòi hỏi nhà sản xuất và cung ứng dịch vụ phải có khả năng đáp ứng linh hoạt. Các sản phẩm đa dạng này được biến chế từ các sản phẩm cơ bản được sản xuất đồng bộ trên các dây chuyền tự động hóa, và sau đó được “thêm mắm thêm muối” tại quầy bán hàng, đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. Các ví dụ điển hình của những sản phẩm được biến chế theo kiểu này là các món ăn để mang đi của Subways, MacDonald, cà phê Starbucks…

Riêng Subways cho khách hàng cơ hội tự biến chế món ăn của mình với những phần tử có sẵn, như tương ớt, cà chua v.v. cho hợp khẩu vị của mình. Có lẽ đây là lý do tại sao Subways là một chuỗi cửa tiệm phát triển nhanh nhất thế giới ngày nay.

Việc tạo ra sự hài lòng của khách hàng từ các loại sản phẩm/dịch vụ này tùy cậy phần lớn vào khả năng giao tiếp, nắm bắt nhu cầu hay hướng dẫn khách hàng của nhân viên phục vụ. Sự đảm bảo khách hàng có thể trải nghiệm chất lượng ổn định là do sự hiện diện của các quản lý giám sát với khả năng cải tiến phương pháp phục vụ đáp ứng sự thay đổi của tình huống. Suy ra, yếu tố thành công chủ chốt của các cửa hàng này là “khả năng chỉ dẫn, cải tiến phương pháp và khả năng giao tiếp” của nhân viên phục vụ và giám sát viên tại hiện trường. Đương nhiên là điều kiện hạ tầng cơ sở phải phù hợp và điều kiện sản xuất phải tốt nhất có thể có.

Phần lớn các doanh nghiệp dồn hết nỗ lực vào việc tạo hạ tầng cơ sở và điều kiện sản xuất, nhưng quên đi vai trò của những “nhân viên tuyến đầu” và các chỉ huy trực tiếp của họ. Đó là lý do tại sao nỗ lực cải tiến năng suất và chất lượng của lãnh đạo các DN ở mọi nơi như Châu Âu, Mỹ không có hiệu quả cho tới khi phát hiện và áp dụng TWI.

Và đây cũng là lý do tại sao các doanh nghiệp Nhật Bản độc chiếm vị thế hàng đầu về chất lượng và năng suất trong mấy thập niên qua.

Bí quyết thành công của Nhật là gì?

Đó là việc áp dụng nghiêm chỉnh ba chương trình “đào tạo tại việc” của TWI (Training Within Industry Program) do quân đội Đồng Minh (Hoa Kỳ) đem vào áp dụng tại Nhật từ năm 1947 nhằm cứu vãn nền công nghiệp Nhật Bản đã suy sụp xuống dưới 10% mực độ trước năm 1937. Sự suy sụp kinh tế sẽ ngăn cản nỗ lực của Đồng Minh tháo rỡ chế độ quân phiệt của Nhật ở thời điểm này.

Chương trình TWI cơ bản gồm 3 khóa đào tạo năng khiếu quản lý, đó là Đào tạo Kỹ năng Chỉ dẫn Việc – JIT, Đào tạo Kỹ năng Cải tiến Phương pháp làm Việc – JMT và Đào tạo Kỹ năng Lãnh đạo tại Việc – JRT.

Đào tạo Kỹ năng chỉ dẫn việc (JIT – Job Instruction Training)

Chương trình JIT có mục đích giúp cho các cấp chỉ huy – giám sát viên, tổ trưởng… xây dựng một lực lượng nhân viên thạo việc và do đó giảm thiểu các phí phạm, việc phải làm lại, ít tai nạn, ít hư hỏng dụng cụ, thiết bị và ít gây tác động bất lợi đối với môi trường.

JIT cũng dạy năng khiếu hoạch định nhân lực, lập kế hoạch đào tạo để cung cấp nguồn lực thành thạo đáp ứng nhu cầu sản xuất cụ thể. Đào tạo là một công cụ sản xuất. Quan trọng hơn hết là nhận biết những “Điểm chính” hay bất cứ điều gì trong việc thao tác mà có thể:

Làm được hay làm hỏng việc – tạo sản phẩm có giá trị cho người tiêu dùng, hay có chất lượng,
Gây thương tích cho người lao động hay những người khác – An toàn,
Bất cứ thông tin hay bí quyết gì làm cho việc dễ dàng hơn, ít tốn kém hơn, nhanh hơn – Kinh tế,
Giảm thiểu phế thải và ngăn ngừa ô nhiễm môi trường – Tác động môi trường.

Khi những “Điểm chính” không được nhận biết và bị nhân viên thao tác bỏ quên hay không làm đúng thì rủi ro sẽ xảy ra đối với Chất lượng sản phẩm, An toàn cho con người và gây Tác động lên môi trường. Chỉ dẫn không đúng, không đầy đủ, không hiệu quả gây ra 80% những vấn đề sản xuất thường gặp phải.

Đào tạo Cải tiến phương pháp làm việc (JMT – Job Methods Training)

Mục đích của JMT là giúp DN tăng năng suất, sản xuất nhiều hơn và nhanh hơn sản phẩm có chất lượng, trong khi tận dụng được nhân lực, máy móc và vật liệu sẵn có. Quan trọng hơn nữa là JMT giúp cho các cấp chỉ huy dễ dàng chấp nhận việc cải tiến như là một phần tất nhiên trong nhiệm vụ của người quản lý và không mong đợi được trả thêm tiền. Mỗi học viên khi trở lại xưởng phải chọn một công việc trong bộ phận của mình để phân tích cải tiến và đề xuất bằng văn bản.

Đào tạo Kỹ năng lãnh đạo tại việc (JRT – Job Relations Training)

JRT chỉ ra tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin nội bộ nhằm duy trì tương quan tốt tại nơi làm việc. JRT nhấn mạnh sự kiện hiển nhiên rằng: tình trạng giao tiếp tốt tại nơi làm việc sẽ hỗ trợ việc tạo ra thành quả công việc tốt. Khi vấn đề nảy sinh, JRT đào tạo cách áp dụng phương pháp giải quyết vấn đề theo khoa học, dựa trên sự kiện của hoàn cảnh thực tế, bao gồm thu thập cảm nghĩ của những người liên quan, nhằm nắm bắt nguyên nhân của sự việc để có toàn thể câu truyện và có mục đích đúng trước khi làm quyết định về hành động khắc phục.

TWI không nhắm vào mục đích giải quyết vấn đề trước mắt, mà chú trọng vào việc phát triển khả năng giải quyết các vấn đề khi chúng nảy sinh. Điều này có nghĩa là người gặp vấn đề (công nhân) và người có thể kèm dẫn giúp đỡ phải thường xuyên làm việc bên nhau. Do đó, hai người này chỉ có thể là nhân viên và người chỉ huy trực tiếp. Kinh nghiệm cho thấy khi các giám sát viên sử dụng các năng khiếu học được từ TWI để giải quyết các vấn đề sản suất, họ tự nhiên đóng vai trò huấn luyện viên (Coach) và từ bỏ vai trò “Chỉ đạo và Kiểm soát – command & Control” của một người “sếp” truyền thống và tạo ra môi trường “học hỏi”.

Ba chương trình JIT, JMT và JRT có cùng một cấu trúc: 5 buổi, mỗi buổi 2 giờ với 10-12 học viên. Trong buổi đầu tiên, một vấn đề thực tế với một giải đáp quen thuộc với học viên nhưng mang lại kết quả xấu được trình bầy. Sau đó, Huấn Luyện Viên trình bầy “Phương pháp 4-Bước” của TWI và chứng minh tính hiệu lực và hiệu quả của phương pháp này. Sau 1 hay 2 buổi học phương pháp, phần còn lại của khóa học được dùng vào việc sử dụng phương pháp TWI để xử lý các vấn đề do học viên mang tới lớp. Đây là tính cách “Học-Hành” của TWI. Vì “Làm để Học” nên số học viên chỉ có thể là 10-12 người. Thời gian giữa các lớp học được dùng bởi Huấn luyện viên TWI vào việc hướng dẫn từng học viên chọn một đề tài (vấn đề) và chuẩn bị áp dụng phương pháp TWI để giải quyết và biểu diễn trước lớp. Sau khi hoàn tất các lớp đào tạo, học viên phải chọn các đề tài cụ thể để áp dụng từng năng khiếu mới như một phần của chương trình cải tiến thành quả sản xuất của doanh nghiệp chủ quản.